Altijd bereikbaar (telefoon en chat) › Kennisbank › Microsoft, Outlook en Teams › standaard mail outlook
Altijd bereikbaar (telefoon en chat)

Standaard mail in Outlook, en dezelfde antwoorden aan de telefoon

Veel bedrijven hebben in Outlook standaardmails klaarstaan voor vragen die steeds terugkomen. Wie belt of appt, krijgt die antwoorden niet. Wij bouwen een assistent op dezelfde kennis, zodat een klant op elk kanaal hetzelfde hoort. Op maat, en we blijven tot uw team ermee werkt.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U kunt eerst zelf een telefoonassistent bellen die uw bedrijf al kent, gebouwd op uw website. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Standaardmails besparen tijd, zolang de klant maar via de mail vraagt.

Stuur ik de offerte-mail of de storingsmail?

Collega's kiezen de verkeerde sjabloon omdat niemand ze bijhoudt.

Aan de telefoon zei u iets anders.

Wat uw team belooft, wijkt af van wat in de mail staat.

Mag ik even de openingstijden?

Een vraag van twee regels, maar iemand moet de mail alsnog schrijven.

Zo pakken we het aan

We beginnen bij wat u al heeft: uw standaardmails en wat uw team er in de praktijk bij vertelt.

Uw sjablonen doorlopenWe lezen de mails die u het vaakst verstuurt en halen eruit wat de klant echt wil weten.
Eén kennisbron bouwenDe assistent gebruikt die kennis aan de telefoon en in de chat. Een wijziging werkt overal door.
Uw team laten bijhoudenWe trainen een collega om de antwoorden bij te werken, ook in Outlook.

Wat u krijgt

Eén set antwoorden voor mail, telefoon en chat.

Opgeschoonde standaardantwoordenUw bestaande mails, herschreven tot korte antwoorden die kloppen.
Telefoon- en chatassistentBeantwoordt dezelfde vragen als uw mails, op elk moment.
Samenvatting voor uw teamWat de assistent heeft verteld komt binnen in dezelfde mailbox waar u al in werkt.
Begeleiding bij het bijhoudenWie past wat aan, en wanneer, stellen we samen vast.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen standaardbot. We bouwen de assistent op uw bedrijf en blijven tot uw team erop vertrouwt.

In kaart brengen

We verzamelen wat klanten vragen, hoe u afspraken plant en wanneer een gesprek naar een mens moet.

Bouwen

We bouwen de assistent op uw website en kennis, koppelen uw agenda en testen samen met u.

Uw team werkt ermee

We spreken de overdracht af, trainen uw team en verbeteren de assistent op basis van echte gesprekken.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw klanten krijgen altijd antwoord, afspraken komen in de agenda en uw team weet wat de assistent wel en niet doet. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een assistent werkt alleen als uw team weet wat hij doet en wat er bij hen terechtkomt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over microsoft, outlook en teams

Niet kunnen inloggen op mail in Outlook, en niemand die opneemtMedewerkers die niet in Outlook kunnen, bellen uw IT'er. Een assistent vangt de standaardvragen op. Met voorproefje op uw eigen website.E-mail in Microsoft Outlook en een assistent die meeschrijftEen telefoon- en chatassistent die samenvattingen en bevestigingen via Outlook verstuurt. Voorproefje: bel een telefoonassistent die uw bedrijf al kent.Inloggen op Outlook-mail, en een gedeelde mailbox met gespreksverslagenDe gedeelde mailbox in Outlook met telefoon- en chatsamenvattingen. Voorproefje: bel een telefoonassistent die uw bedrijf al kent.Outlook mail werkt niet: zo blijven klanten bereikbaarOutlook-mail werkt niet? Uw klanten kunnen toch nog terecht via telefoon en chat. Met voorproefje: bel een assistent die uw bedrijf al kent.Mail voor bedrijven raakt vol met vragen die een assistent kan beantwoordenZakelijke mail raakt vol. Een assistent beantwoordt de vragen die er anders in belanden. Met voorproefje: een assistent die uw bedrijf al kent.Outlook en een assistent die ermee samenwerktOutlook-agenda koppelen aan een assistent die afspraken inplant. Met voorproefje: bel een assistent die uw bedrijf al kent.Outlook 7 of een oude versie: wat doet u met uw agenda?Werkt u nog met een oude Outlook-versie? Zo houdt u klantcontact en agenda bij. Eerst een voorproefje: een telefoonassistent op uw website.Outlook voor bedrijven die veel klanten sprekenOutlook in een bedrijf met veel klanten? Een assistent beantwoordt en plant mee. Uw voorproefje: een assistent op uw website, die u zelf belt.

Alles over microsoft, outlook en teams → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Outlook voor klantvragen zonder dat mails zoekrakenKlantsupport die meekijkt · Outlook gebruiken voor klantvragen: een gedeelde mailbox, sjablonen en koppeling met tickets. Met een voorproefje: demo van meekijken en uitlegartikel.Mailen met Outlook naar klanten: opvolgmails die werkenKlantbehoud · Mailen naar klanten via Outlook: opvolgmails die klanten vasthouden. Met een voorproefje: 3 signalen dat een klant afhaakt en berichten in uw toon.

Veelgestelde vragen

Kan de assistent zelf mails sturen vanuit Outlook?

Meestal wel, als bevestiging of samenvatting naar een gedeelde mailbox. Dat bepalen we in de koppeling.

Moeten we onze sjablonen eerst opruimen?

Niet vooraf. Dat doen we samen als onderdeel van het in kaart brengen.

Werkt dit ook met een gedeelde mailbox?

Ja. Veel bedrijven laten de samenvattingen in een gedeelde mailbox komen, zodat niemand ze mist.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal kanalen (telefoon, chat, WhatsApp), de koppelingen met uw agenda of systemen en hoeveel gesprekken er binnenkomen. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Bel een assistent die uw bedrijf al kent.

Geef uw website. Wij bouwen er een telefoonassistent op, die u zelf kunt bellen.

  1. Uw voorproefjeEen telefoonassistent die uw bedrijf al kent, gebouwd op uw website.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan kunt u horen hoe uw eigen assistent klinkt.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Altijd bereikbaar (telefoon en chat) → · Kennisbank